نحوه ی انتخاب مدیر شهرک ویلایی طبق قاعده و قانون از پیش تعیین شده ی یکسانی نیست و شهرک های ویلایی طبق یکسری نکات و رعایت ملزومات و توجه به موارد لازم الاجرا برای حفظ امنیت و نظم شهرک، اقدام به تنظیم اساس نامه، تعیین هیئت مدیره و تعیین مدیریت شهرک ویلایی می کنند.
در این مقاله یکسری از قوانین مشابه در تعداد زیادی از اساس نامه های شهرک های ویلایی برای انتخاب مدیریت شهرک ویلایی ذکر می شود تا با نحوه انتخاب مدیریت شهرک ویلایی آشنا شوید:
قبل از انتخاب مدیریت، نیاز به تشکیل هیئت مدیره برای شهرک ویلایی می باشد. انتخاب اعضا هیئت مدیره متشکل از چند نفر عضو اصلی(معمولا 5 نفر) و اعضاء علی البدل(معمولا 2 نفر) که از بین مالکان ویلا یا همسر آنان(در صورت داشتن وکالت‌نامه کتبی) یا نزدیکان درجه اول مالکین ویلا با ارائه وکالت و نمایندگی معتبر، برای مدت مورد نظر انتخاب می‌شوند. انتخاب مجدد اعضا هیئت مدیره امکان پذیر است.
پس از انتخاب اعضای هیئت مدیره، این اعضا از بین خود و يا خارج از مجموعه(شخصی که بتواند طبق رزومه، توانایی ها و جایگاه معتبر و مورد تایید به درستی این وظیفه را انجام دهد)، یک نفر را به‌عنوان مدیر عامل برای حداکثر تا پایان دوره انتخاب میکند. مدیر عامل مسئولیت اجرا مصوبات هیئت مدیره را دارد.
حیطه وظایف و اختیارات مدیر عامل از سمت هیئت مدیره با رعایت بندهای اساسنامه شهرک ویلایی تعیین شده و به‌صورت کتبی به ایشان گفته می‌شود و در قبال انجام این وظایف طبق قرار دادی که بین هیئت مدیره و وی منعقد می شود، دستمزد دریافت میکند.
نکته ی قابل توجه این است که مدیر شهرک نمیتواند فرد دیگری را چه به صورت موقت یا دائم، بدون موافقت هیئت مدیره به جای خود انتخاب کند و یا اختیارات خود را به صورت کامل یا بخشی از آن را به فرد دیگری واگذار کند.
در صورت بیماری یا مرخصی طولانی مدت، هیئت مدیره فرد دیگری را به صورت موقت به عنوان جانشین مدیر شهرک ویلایی معرفی می نماید. مدیر شهرک میتواند فرد معتمد خود را به عنوان جانشین موقت خود برای تایید و تصویب هیئت مدیره به صورت کتبی معرفی کند.
اگر مدیر شهرک جدا از اختیارات واگذار شده از ناحیه هیئت مدیره، تعهداتی به اشخاص حقیقی یا حقوقی بدهد، مسئولیت این تعهدات به عهده شخص او می باشد و شهرک در برابرشان تعهدی ندارد.
برخی از وظایف مدیر شهرک ویلایی به این شرح می باشد:
- اندیشیدن تدابیر لازم را به منظور محفوظ داشتن قسمت‌های مشترک ویلا
- بازسازی خرابی‌ها و انجام دادن تعمیرات
- تعاقب و دریافت شارژ عمرانی، سالیانه، هزینه‌های مشارکت و دیگر مبالغ تصویب شده توسط مجمع عمومی
- پرداخت این مبالغ در مهلت معلوم طبق نظر هیئت مدیره
- تنظیم مدارک و اسناد دریافت و پرداخت
- برگزیدن و نظارت بر حسن عملکرد کارکنان و مقاطعه کاران مؤسسه و مشخص نمودن حقوق و مزایا و حق الزحمه آنها به همراه تایید هیئت مدیره
- بررسی عملیات بنائی و تعمیرات ویلا و عبور و مرور کارگران و ترابری مصالح
- نظارت و توجه به نحوه اسباب‌کشی و جابه‌جایی تمامی اثاثیه مستاجران یا مالکان ویلا
- تهیه و به روز رسانی مداوم دفتر اسامی و نشانی دقیق مالکان ویلا
- رسیدگی و حفظ و نگهداری اموال وابسته به شهرک ویلایی
در ضمن بهتر است بدانید مدیر شهرک موظف است در صورت مراجعه و یا تقاضای هر کدام از مالکین ویلا پیرامون مسائل عمومی و مالی خود پس از احراز هویت فرد ذکر شده، اطلاعات درخواستی را به منظور اگاهی ایشان در اختیارش قرار دهد.